Tietosuojaseloste
Päivitetty 10.10.2026
Tässä selosteessa kerrotaan, miten Terveystender Oy käsittelee henkilötietoja, jotka saamme verkkosivuston yhteydenottolomakkeella tai suoraan sähköpostitse ja puhelimitse.
Tämä seloste kattaa sekä verkkosivuston yhteydenottolomakkeen että toimeksiantojen esitietojen keräämisen.
Henkilöstökyselyille on oma selosteensa. Jos olet saanut kutsun vastata työterveyskyselyyn, lue henkilöstökyselyn tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
Terveystender Oy
Y-tunnus 3639461-1
Kotipaikka Jyväskylä
terveystender.fi
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Tuukka Mäkelä
tuukka.makela@terveystender.fi
050 542 7180
Terveystender Oy:llä ei ole erillistä tietosuojavastaavaa.
3. Mitä henkilötietoja käsittelemme
3.1 Yhteydenottolomakkeella annetut tiedot
| Tieto | Pakollinen | Käyttötarkoitus |
|---|---|---|
| Nimi | Kyllä | Yhteydenottoon vastaaminen |
| Yrityksen nimi | Kyllä | Yhteydenoton taustoittaminen |
| Sähköpostiosoite | Kyllä | Yhteydenottoon vastaaminen |
| Puhelinnumero | Ei | Vaihtoehtoinen yhteydenottotapa |
| Työntekijämäärä | Kyllä | Palvelun soveltuvuuden arviointi |
| Toimiala | Ei | Palvelun soveltuvuuden arviointi |
| Vapaa viesti | Ei | Yhteydenoton sisältö |
3.2 Toimeksiantojen esitietojen kerääminen
Kun keskustelu edistyy toimeksiannon valmisteluun, keräämme yritykseltä nykytilan aineiston kartoitusta varten. Aineisto sisältää voimassa olevat työterveys- ja vakuutussopimukset, kustannustiedot sekä palvelun käyttöraportit.
Kirjaamme tiedot sisäiseen kartoituslomakkeeseen. Lomake on käytössä ainoastaan Terveystenderin omassa Google Workspace -ympäristössä, ja siihen pääsevät vain Terveystenderin yrittäjät.
Suurin osa aineistosta on yritystä koskevaa tietoa, ei henkilötietoja. Tämä seloste koskee aineiston henkilötietoja, joita ovat:
| Tieto | Käyttötarkoitus |
|---|---|
| Yhteyshenkilön nimi ja rooli | Yhteydenpito toimeksiannon valmistelussa |
| Yhteyshenkilön sähköposti ja puhelinnumero | Yhteydenpito |
| Vapaamuotoiset huomiot, jos niissä mainitaan henkilöitä | Kartoituksen taustoitus |
Toimeksiannossa käsitellään yritystasoisia ja koottuja tietoja. Työterveyshuollon käyttöä ja sairauspoissaoloja koskevat tiedot pyydetään vain koottuina. Toimeksianto ei kohdistu yksittäisten työntekijöiden terveystietoihin eikä potilasasiakirjoihin.
Henkilöstökysely. Jos toimeksiantoon sisältyy henkilöstökysely, kyselyn toteutus ja vastausaineisto on kokonaan erillään tästä kartoitusaineistosta. Kysely on anonyymi. Käsittely on kuvattu henkilöstökyselyn tietosuojaselosteessa.
3.3 Sähköpostitse tai puhelimitse annetut tiedot
Jos otatte yhteyttä suoraan sähköpostitse tai puhelimitse, käsittelemme viestinnässä ilmenevät yhteystiedot ja viestin sisällön.
3.4 Verkkosivuston teknisesti keräämät tiedot
Verkkopalvelin tallentaa automaattisesti käyntitietoja, kuten IP-osoitteen, käyntiajankohdan, selaimen tyypin ja pyydetyn sivun. Näitä tietoja käytetään palvelun teknisen toimivuuden ja tietoturvan varmistamiseen.
Verkkosivustolla ei käytetä kävijäseurantaa eikä analytiikkatyökaluja. Sivusto ei myöskään lataa sisältöä kolmansien osapuolten palvelimilta, kuten fonttipalveluista tai sosiaalisen median upotuksista.
3.5 Emme käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä
Yhteydenoton ja kartoitusaineiston keräämisen yhteydessä ei kerätä terveystietoja eikä muita tietosuoja-asetuksen 9 artiklan tarkoittamia erityisiä henkilötietoryhmiä. Pyydämme, ettette lähetä tällaisia tietoja lomakkeilla tai sähköpostitse.
4. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
| Käsittelytoimi | Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|---|
| Yhteydenottoon vastaaminen | Kysymyksiin vastaaminen ja palvelun esittely | Sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet (tietosuoja-asetus 6 art. 1 b) |
| Toimeksiannon esitietojen kerääminen | Toimeksiannon toteutettavuuden arviointi ja valmistelu | Sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet (tietosuoja-asetus 6 art. 1 b) |
| Yhteydenottojen säilyttäminen | Asiakassuhteen valmistelu ja aiempien keskustelujen jatkaminen | Oikeutettu etu (6 art. 1 f) |
| Palvelinlokit | Tietoturva ja tekninen toimivuus | Oikeutettu etu (6 art. 1 f) |
Oikeutettu etu perustuu siihen, että yhteydenottaja on itse aloittanut yhteydenpidon ja odottaa vastausta. Käsittely rajoittuu siihen, mikä on tarpeen yhteydenottoon vastaamiseksi.
Emme käytä yhteydenotto- tai esitietoja suoramarkkinointiin ilman erillistä suostumustanne.
5. Mistä tiedot on saatu
Kaikki henkilötiedot saadaan suoraan teiltä itseltänne, kun otatte yhteyttä tai toimitatte kartoitusaineiston. Emme kerää tietoja muista lähteistä emmekä osta yhteystietoja kolmansilta osapuolilta.
6. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Emme myy, vuokraa emmekä luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.
Tietoja käsittelevät seuraavat palveluntarjoajat osana teknistä toteutusta. Kunkin kanssa on voimassa tietojenkäsittelysopimus.
| Palvelu | Käyttötarkoitus | Palveluntarjoaja |
|---|---|---|
| Netlify | Verkkosivuston ylläpito, yhteydenottolomakkeen välitys ja palvelinlokit | Netlify, Inc., Yhdysvallat |
| Google Workspace | Sähköpostiviestintä, kartoitusaineiston tallennus ja käsittely (Drive ja Sheets) sekä henkilöstökyselyn toteutus (Forms) | Google Ireland Limited, Irlanti |
| Anthropic | Tekoälyavusteinen analyysi. Palveluun viedään ainoastaan koottua tai anonyymiä aineistoa. | Anthropic PBC, Yhdysvallat |
Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Sähköpostiviestintä ja kartoitusaineiston tallennus hoidetaan Google Workspace -palvelulla, jonka palvelinkeskukset sijaitsevat Euroopassa. Verkkosivuston ylläpidosta ja yhteydenottolomakkeen välityksestä vastaa yhdysvaltalainen Netlify, Inc., ja tekoälyavusteisessa analyysissä käytetään yhdysvaltalaista Anthropic PBC:tä, joten näiden tietojen käsittelyä voi tapahtua myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella.
Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle perustuvat Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (SCC) tai komission riittävyyspäätökseen (EU–US Data Privacy Framework), jotka sisältyvät palveluntarjoajien kanssa tehtyihin tietojenkäsittelysopimuksiin.
Yhteydenottolomakkeella ja kartoituksessa pyydettävät tiedot ovat yritysten tietoja ja yhteyshenkilöiden yhteystietoja. Emme pyydä arkaluonteisia tietoja.
7. Säilytysaika
| Tietotyyppi | Säilytysaika |
|---|---|
| Yhteydenotot, jotka eivät johda asiakassuhteeseen | 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta |
| Yhteydenotot, jotka johtavat asiakassuhteeseen | Siirtyvät asiakasrekisteriin, jolla on oma säilytysaikansa |
| Kartoitusaineisto, joka ei johda toimeksiantoon | 12 kuukautta |
| Kartoitusaineisto, joka johtaa toimeksiantoon | Poistetaan 3 kuukauden kuluessa toimeksiannon päättymisestä |
| Henkilöstökyselyn vastausaineisto | Poistetaan 3 kuukauden kuluessa toimeksiannon päättymisestä |
| Palvelinlokit | 6 kuukautta |
Poistamme tiedot, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Käymme yhteydenotot ja kartoitusaineistot läpi ja poistamme vanhentuneet tiedot vähintään kaksi kertaa vuodessa. Poistoista vastaa luvussa 2 mainittu yhteyshenkilö.
Voitte pyytää tietojenne poistamista myös aiemmin luvun 9 mukaisesti.
8. Tietojen suojaaminen
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tietoihin pääsevät vain Terveystender Oy:n yrittäjät, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseen.
Suojaustoimenpiteet:
- Verkkosivusto käyttää salattua yhteyttä (HTTPS)
- Kartoitusaineisto säilytetään Terveystenderin omassa Google Workspace -ympäristössä, johon on rajattu pääsy
- Sähköposti- ja Workspace-tilit on suojattu monivaiheisella tunnistautumisella
- Laitteet on suojattu salasanoin ja levysalauksella
- Tietoja ei säilytetä suojaamattomilla ulkoisilla tallennusvälineillä
9. Oikeutenne rekisteröitynä
Teillä on oikeus:
- Saada pääsy tietoihinne. Pyytää tieto siitä, käsittelemmekö teitä koskevia henkilötietoja, ja saada niistä jäljennös.
- Oikaista tiedot. Pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
- Poistaa tiedot. Pyytää tietojenne poistamista, kun käsittelylle ei ole enää perustetta.
- Rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa.
- Vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseenne liittyvällä perusteella, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
- Siirtää tiedot. Saada antamanne tiedot koneluettavassa muodossa.
Pyynnöt osoitetaan luvussa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Vastaamme pyyntöön kuukauden kuluessa. Voimme pyytää tarkentavia tietoja henkilöllisyytenne varmistamiseksi.
Valitusoikeus
Jos katsotte, että henkilötietojenne käsittely ei ole lainmukaista, voitte tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja.fi
10. Evästeet
Verkkosivustolla ei käytetä seuranta-, analytiikka- eikä markkinointievästeitä. Emme aseta sivustolla evästeitä kävijän seuraamiseksi.
Palveluntarjoaja voi asettaa yksittäisiä teknisesti välttämättömiä evästeitä sivuston toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi. Tällaisten evästeiden käyttöön ei tarvita erillistä suostumusta.
Jos otamme myöhemmin käyttöön analytiikkaa tai muita kuin välttämättömiä evästeitä, pyydämme siihen erikseen suostumuksenne ja päivitämme tämän selosteen.
11. Muutokset tähän selosteeseen
Voimme päivittää tätä selostetta toimintamme tai lainsäädännön muuttuessa. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme verkkosivustolla. Selosteen päivityspäivä näkyy sivun yläosassa.
12. Mitä tämä seloste kattaa ja mitä ei
Tämä seloste kattaa verkkosivuston kautta tapahtuvan yhteydenoton sekä toimeksiantojen esitietojen keräämisen.
Asiakastoimeksiannot. Kun kartoitusaineiston perusteella edetään toimeksiantoon, henkilötietojen käsittelystä sovitaan asiakassopimuksessa. Asiakasrekisteriä koskevat omat säilytysaikansa, muun muassa kirjanpitolain vaatimukset.
Henkilöstökyselyt. Kun toimeksiantoon sisältyy henkilöstökysely, Terveystender Oy on kyselyaineiston osalta itsenäinen rekisterinpitäjä ja vastaa aineiston säilyttämisestä, käsittelystä ja vastaajien informoinnista. Kysely on anonyymi, eikä tilaaja saa nähtäväkseen yksittäisiä vastauksia. Kyselyn tietojen käsittely on kuvattu henkilöstökyselyn tietosuojaselosteessa.